Y tîm Gwasanaethau Corfforaethol sy’n gyfrifol am gymorth gweinyddol i’r cyflogeion ac ymholiadau cyffredinol oddi wrth y cyhoedd. Rydym ni’n gyfrifol am hwyluso trefniadau i bobl sy’n ymweld â swyddfa CGA a sicrhau y caiff gwybodaeth berthnasol ei hanfon at gontractwyr ac eraill sy’n gwneud gwaith ar ran CGA, er enghraifft aelodau o’r Cyngor. Rydym ni’n dal enwau a manylion cyswllt unigolion sy’n gweithredu yn rhinwedd eu swyddi fel cynrychiolwyr eu sefydliadau, ar draws y busnes..

Mae gennym Wi-Fi ar y safle i ymwelwyr ei defnyddio. Byddwn yn rhoi’r cyfeiriad a’r cyfrinair ichi os gwnewch gais.

Nid yw unrhyw system TCC a ddefnyddir yn ein prif swyddfa yn cael ei gweithredu gennym ni, felly nid ni yw’r rheolydd. Bydd o dan reolaeth landlord yr adeilad perthnasol.

Mae arnom angen digon o wybodaeth oddi wrthych chi i ateb eich ymholiad. Os ydych chi’n ffonio, ni fyddwn yn gwneud recordiad sain o’r alwad ac fel arfer ni fydd angen inni gymryd unrhyw wybodaeth bersonol oddi wrthych chi. Ond mewn rhai amgylchiadau, mae’n bosibl y byddwn yn gwneud nodiadau er mwyn rhoi gwasanaeth pellach ichi yn ôl yr angen.

Os ydych chi’n cysylltu â ni trwy e-bost neu'r post, bydd arnom angen cyfeiriad dychwelyd ar gyfer atebion.

Ble yr ydym yn cael eich gwybodaeth

Rydym ni’n cael data personol mewn gwahanol ffyrdd, gan gynnwys:

• Cysylltiad uniongyrchol – mae’n bosibl y bydd unigolion yn rhoi eu gwybodaeth bersonol inni trwy ohebu â ni trwy’r post neu e-bost neu dros y ffôn neu mewn rhyw ffordd arall.
• Trydydd partïon neu ffynonellau sydd ar gael i’r cyhoedd – mae’n bosibl y cawn wybodaeth bersonol unigolion oddi wrth drydydd partïon
• Mae'n bosibl hefyd y cawn wybodaeth o ffynonellau sydd ar gael i’r cyhoedd ac yn fewnol oddi wrth ein tîm data

Pa wybodaeth bersonol yr ydym yn ei chasglu

Rydym ni’n casglu’r wybodaeth ganlynol oddi wrth ymwelwyr a chontractwyr: enw, cwmni, manylion cyswllt.

Wrth i rywun ddefnyddio WiFi yn swyddfa CGA, rydym yn cofnodi cyfeiriad y ddyfais a byddwn yn dyrannu cyfeiriad IP i ymwelwyr yn awtomatig tra byddan nhw ar y safle. Rydym ni hefyd yn cofnodi gwybodaeth traffig ar ffurf safleoedd yr eir iddynt, hyd a dyddiad anfon/derbyn.

Gall y math o ddata personol a ddelir ar gyfer aelodau o’r Cyngor gynnwys:

• enw
• cyfeiriad cartref
• cyfeiriad gweithle
• cyfeiriadau e-bost
• rhifau ffôn
• cofrestr buddiannau Aelodau
• ciplun ar yr unigolyn
• bywgraffiad byr
• gofynion deietegol
• gofynion o ran hygyrchedd

Sut yr ydym yn defnyddio’ch gwybodaeth

Os yw’ch ymweliad wedi’i gynllunio, bydd y tîm Gwasanaethau Corfforaethol yn ymwybodol o’ch enw a’r wybodaeth am eich ymweliad er mwyn iddyn nhw ddisgwyl ichi gyrraedd. Bydd angen i ymwelwyr lofnodi’r llyfr gwesteion wrth gyrraedd am resymau diogeledd a diogelwch rhag tân; os digwydd tân caiff y llyfr gwesteion ei ddefnyddio ar gyfer galwad enwau ar ôl gwagio’r adeilad.

Nid ydym ni’n gofyn ichi gytuno i delerau wrth ddefnyddio WiFi yn swyddfeydd CGA, dim ond i’r ffaith nad oes gennym unrhyw gyfrifoldeb na rheolaeth dros eich defnydd o’r rhyngrwyd tra byddwch ar y safle, ac nid ydym yn gofyn ichi ddarparu unrhyw wybodaeth amdanoch i gael y gwasanaeth hwn.

Caiff y data personol a gesglir oddi wrth aelodau o’r Cyngor eu defnyddio i hwyluso cyfarfodydd a bodloni safonau llywodraethiant corfforaethol.

Caiff manylion cyswllt eu dal er mwyn sicrhau y caiff manylion cyfarfodydd neu ohebiaeth berthnasol neu unrhyw bapurau perthnasol eu hanfon at randdeiliaid ac am resymau gweithredol a rhesymau sy’n ymwneud â pharhad busnes.

Bydd y Cyngor yn dal y manylion cyswllt cyhyd ag y bydd eu hangen er mwyn darparu gwasanaeth ichi neu gynnal ein busnes yn unol â’n swyddogaethau a’n polisi rheoli cofnodion. Byddwn yn eu cadw yn unol â’n hamserlen cadw, gofynion deddfwriaethol a chanllawiau arfer gorau hyd nes na fydd angen y data mwyach at y diben y’u casglwyd ato. Ar ôl hynny bydd y wybodaeth yn cael ei dinistrio a’i gwaredu mewn modd diogelr.

Pa mor hir yr ydym yn ei chadw

Negeseuon e-bost – Pwysigrwydd ei chynnwys sy’n penderfynu cyfnod cadw neges e-bost. Nid oes angen i’r rhan fwyaf o negeseuon e-bost gael eu cadw y tu hwnt i amserlen y dasg maen nhw’n cyfeirio ati. Os yw neges e-bost yn ddigon gwerthfawr nes bod angen ei chadw fel cofnod parhaol, yna at ddibenion parhad busnes, a hefyd i alluogi’r Cyngor i gyflawni ei rwymedigaethau o ran rhyddid gwybodaeth a diogelu data, bydd negeseuon e-bost ac atodiadau pwysig yn cael eu storio. Bydd negeseuon e-bost nad ydynt wedi cael eu cadw yn cael eu dileu’n awtomatig ar ôl un flwyddyn.

Bydd manylion cyswllt ar gyfer gohebiaeth gyffredinol, negeseuon e-bost, cyfarfodydd a galwadau cynadledda yn cael eu dal cyhyd ag y bydd angen er mwyn cynnal ein busnes yn unol â’n swyddogaethau a pholisi rheoli cofnodion. Byddwn yn eu dal yn unol â’n hamserlen cadw gwybodaeth, gofynion deddfwriaethol a chanllawiau arfer gorau hyd nes na fydd angen y data mwyach at y diben y’u casglwyd ato.

Fel arfer mae cofnodion cyffredinol, agendâu a phapurau cyfarfodydd yn cael eu cadw am 6 blynedd ar ben y flwyddyn ariannol gyfredol ac wedyn yn cael eu hadolygu.

I gael gwybodaeth ynghylch pa mor hir yr ydym yn dal data personol, gweler ein hamserlen cadw.

Pam mae ein defnydd o’ch data personol yn gyfreithlon

Y diben y prosesir y wybodaeth hon ato yw am resymau diogeledd a diogelwch. Y sail gyfreithiol yr ydym yn dibynnu arni i brosesu’ch data personol yw Erthygl 6(1)(f) o’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, sy’n caniatáu inni brosesu data personol pan fo angen hynny at ddibenion ein buddiannau dilys.

Y diben y prosesir y wybodaeth hon ato yw er mwyn rhoi mynediad i’r rhyngrwyd ichi tra byddwch ar ein safle. Y sail gyfreithiol yr ydym yn dibynnu arni i brosesu’ch data personol yw Erthygl 6(1)(f) o’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, sy’n caniatáu inni brosesu data personol pan fo angen hynny at ddibenion ein buddiannau dilys.

Cyfathrebu â ni fel busnes

Os yw hyn yn gysylltiedig â rhyngweithiadau yn ymwneud â’n swyddogaethau rheoleiddio, y sail gyfreithiol yw Erthygl 6(1)(e) o’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data. Os yw’r rhyngweithiadau’n ymwneud â chyflenwyr, contractau, rheoli adeiladau, gwasanaethau technoleg gwybodaeth ac ati, y sail gyfreithiol yw Erthygl 6(1)(c) o’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data ar gyfer unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol neu Erthygl 6(1)(f) oherwydd bod y prosesu o fewn ein buddiannau dilys fel busnes..

Beth yw’r sail gyfreithiol?

Y sail gyfreithiol ar gyfer hyn yw Erthygl 6(1)(C) o’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, sy’n ymwneud â phrosesu mae ei angen er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol yr ydym yn ddarostyngedig iddi.

Ar gyfer unrhyw ddata categori arbennig a ddarperir, fel gwybodaeth am iechyd, crefydd neu ethnigrwydd, y sail gyfreithiol yr ydym yn dibynnu arni i’w prosesu yw Erthygl 9(2)(g) o’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, sydd hefyd yn ymwneud â’n tasg gyhoeddus a diogelu’ch hawliau sylfaenol. Ac Atodlen 1 rhan 2(6) o Ddeddf Diogelu Data 2018 sy’n ymwneud â dibenion statudol a llywodraeths.