Gwybodaeth preifatrwydd Cyngor y Gweithlu Addysg

Ffôn: 029 2046 0099 | E-bost: gwybodaeth@cga.cymru | Twitter: @ewc_cga

Pasbort Dysgu Proffesiynol (PDP)

Mae CGA yn gyfrifol am ddatblygu a lletya’r Pasbort Dysgu Proffesiynol (PDP) ar ran Llywodraeth Cymru. Rydym wedi partneru gyda chwmni Pebblepad Learning Ltd er mwyn datblygu’r Pasbort.

Cyfleuster storio data ar gwmwl yw’r PDP sy’n cynnig lle i’n cofrestreion gynllunio, cofnodi a myfyrio ynghylch eu datblygiad proffesiynol. Bydd gan ddefnyddwyr y PDP fynediad at unrhyw wybodaeth a ychwanegir at y system yn ystod cyfnod eu cofrestriad gyda CGA. Os yw’r cofrestriad gyda CGA yn methu, gall y defnyddwyr dynnu eu data o’u PDP. Mae mwy o wybodaeth am amserlen cadw data’r PDP ar gael yma.

Defnyddir y PDP i letya’r Proffil Sefydlu ar-lein a gaiff ei gwblhau gan bob Athro Newydd Gymhwyso (ANG). Caiff ei ddefnyddio hefyd i gefnogi rhaglenni dysgu proffesiynol a ddarperir gan randdeiliaid allweddol gan gynnwys y rhaglen ADY, Cymhwyster Cenedlaethol Meistr mewn Addysg a rhaglenni llwybrau dysgu proffesiynol y consortia addysg rhanbarthol. Mae defnydd o’r PDP hefyd wedi cael ei estyn i gynnwys y rhai yng Nghymru sy’n astudio ar gyfer cymhwyster TAR, AHO neu Waith Ieuenctid ar hyn o bryd.

Ble yr ydym yn cael eich gwybodaeth

Ceir mynediad at y PDP trwy ein cyfleuster Ewasanaethau. Cyfrifoldeb yr unigolyn yw creu ei gyfrif Ewasanaethau ar-lein er mwyn cyrchu ei PDP, ac mae’n ofynnol bod y defnyddiwr naill ai:

  • Wedi’i gofrestru gyda CGA mewn un categori cofrestru neu fwy
  • Yn ymarferydd dan hyfforddiant, yn astudio ar gyfer cymhwyster TAR, AHO neu Waith Ieuenctid yng Nghymru

Wrth greu cyfrif ar-lein, gofynnir i ddefnyddwyr roi’r wybodaeth ganlynol: cyfeiriad e-bost, rhif cyfeirnod athro (RhCA) neu rif Yswiriant Gwladol (YG). Mae hyn yn sicrhau mai dim ond y rhai sy’n gymwys i wneud sy’n gallu cyrchu ein Ewasanaethau a’r PDP.

Caiff y PDP ei ddefnyddio i gefnogi nifer o raglenni dysgu proffesiynol ac mae’n ofynnol i’r cyfranogwr fod â chyfrif PDP i gyrchu’r llyfr gwaith perthnasol. Efallai y bydd trefnydd y rhaglen yn rhoi manylion y cyfranogwyr inni er mwyn inni greu’r cyfrif Ewasanaethau ar ran y defnyddiwr. Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a roddwyd i wirio’r Gofrestr Ymarferwyr Addysg er mwyn sicrhau bod y cyfranogwr yn gymwys i gyrchu’r PDP. Pan fydd y gwiriadau angenrheidiol wedi’u cwblhau, byddwn yn creu’r cyfrif Ewasanaethau os oes angen. Naill ai’r RhCA neu rif YG fydd enw defnyddiwr y cyfrif, a deiliad y cyfrif fydd yn gyfrifol am greu cyfrinair ar ei gyfer trwy’r broses sefydlu cyfrif arferol.

Os bydd angen mynediad i’r PDP gan y rhai nad ydynt yn gymwys i gofrestru gyda CGA e.e. tiwtoriaid prifysgol sy’n rhoi cymorth mentora i’r rhai sy’n astudio ar gyfer cymhwyster, bydd y Sefydliad yn rhoi manylion y defnyddwyr inni fel y gellir creu cyfrif ar-lein.

Pa wybodaeth bersonol yr ydym yn ei chasglu

Bydd y data yr ydym yn eu dal amdanoch er mwyn cynnig mynediad i’r PDP yn dibynnu a yw’r defnyddiwr wedi’i gofrestru gyda CGA neu’n fyfyriwr sy’n cyrchu’r PDP

Os yw’r defnyddiwr wedi’i gofrestru gyda CGA, caiff y data canlynol eu dal ar y gofrestr:

  • Enw llawn
  • Rhif Cyfeirnod Athro
  • Rhif Yswiriant Gwladol
  • Dyddiad geni
  • Manylion cyswllt gan gynnwys cyfeiriad cartref, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn
  • Manylion cyflogaeth, gan gynnwys data cyfredol a hanesyddol
  • Manylion cymwysterau
  • Manylion statws cofrestru CGA, gan gynnwys data cyfredol a hanesyddol

Ymarferydd dan hyfforddiant:

  • Enw llawn
  • Rhif Cyfeirnod Athro
  • Rhif Yswiriant Gwladol
  • Dyddiad geni
  • Manylion cyswllt gan gynnwys cyfeiriad cartref, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn
  • Manylion cymwysterau, gan gynnwys manylion y sefydliad lle mae’n astudio a’r cwrs mae’n ei ddilyn
  • Manylion unrhyw gategorïau cofrestru CGA eraill a ddelir, os yw’n berthnasol

Sut yr ydym yn defnyddio’ch gwybodaeth

Caiff y wybodaeth a ddarparwyd ar gyfer creu cyfrifon Ewasanaethau ei dal ar y Gofrestr Ymarferwyr Addysg, a ddarperir gan gwmni MillerTech Ltd. Caiff y data sy’n gysylltiedig â chyfrineiriau’r cyfrifon eu dal ar weinyddion MillerTech. I gael mwy o wybodaeth am bolisi preifatrwydd MillerTech, cliciwch yma.

Ni all pobl eraill gyrchu’r wybodaeth a gofnodir yn eich PDP oni fyddwch yn penderfynu ei rhannu. Wrth rannu gwybodaeth o’ch PDP, mae gennych yr hawl i reoli sut y gall y derbynnydd ddefnyddio’r wybodaeth yr ydych wedi’i rhannu. Caiff yr holl wybodaeth a gofnodwch yn eich PDP ei dal yn ddiogel ar weinyddion Pebblepad. I gael mwy o wybodaeth am sut mae Pebblepads yn defnyddio’ch data, cliciwch yma.

Os ydych yn ANG yn mynd trwy’r broses sefydlu statudol, byddwn yn rhoi mynediad i’ch Proffil Sefydlu yn eich PDP i’ch Mentor Sefydlu a/neu Wiriwr Allanol, er mwyn iddynt allu cynnig cymorth mentora ichi trwy gydol eich cyfnod sefydlu.

Os ydych yn defnyddio llyfr gwaith yn eich PDP tra’n cymryd rhan mewn rhaglen dysgu proffesiynol, efallai y byddwn yn rhoi’r hawl i gyrchu’ch llyfr gwaith naill ai i Diwtor Prifysgol, neu gydweithiwr yn eich sefydliad sy’n cynnig cymorth mentora ichi. Caniateir y mynediad dim ond i’r llyfr gwaith perthnasol yn eich PDP a dim ond am gyfnod y rhaglen dysgu proffesiynol yr ydych yn cymryd rhan ynddi.

Mae’n ofynnol inni ddarparu data ystadegol am y defnydd o’r PDP i Lywodraeth Cymru a rhanddeiliaid allweddol eraill. Wrth gynhyrchu’r data a’u rhannu, rydym yn sicrhau nad oes modd adnabod unigolion a chaiff unrhyw ddata eu rhannu’n ddiogel yn unol â’n Polisi Rhannu Data.

Polisi ar gadw a dileu cyfrifon

Cyflwyniad

Un o’r gwasanaethau y mae Cyngor y Gweithlu Addysg (CGA) yn ei ddarparu i’w holl gofrestreion (ac i rai grwpiau eraill, gan gynnwys myfyrwyr Addysg Gychwynnol i Athrawon (AGA)) yw mynediad i’w Pasbort Dysgu Proffesiynol (PDP), sy’n cynnwys cyfrifon gyda Pebblepad ac EBSCO.

Diben y ddogfen hon yw amlinellu sut bydd CGA yn prosesu’r gwaith o gadw cyfrifon defnyddwyr ar gyfer unigolion:

1. sydd wedi cofrestru gyda CGA ac nad ydynt yn defnyddio’u PDP yn weithgar
2. sy’n destun y broses ddatgofrestru ac wedyn yn datgofrestru gyda CGA
3. nad ydynt yn cofrestru gyda CGA ar ôl bod yn fyfyrwyr AGA yng Nghymru

Grŵp 1 - Wedi cofrestru gyda CGA ac nad ydynt yn defnyddio’r PDP yn weithgar

Yn unol â’r contract rhwng CGA a Pebblepad, mae CGA yn talu am nifer bendant o drwyddedau defnyddwyr yn flynyddol, y gall eu cynyddu neu eu gostwng yn unol â’r galw. Mae trwydded defnyddiwr yn cael ei neilltuo dim ond i ddefnyddwyr gweithgar y PDP a diffiniad Pebblepad o ddefnyddiwr gweithgar yw rhywun:

  • sydd wedi mewngofnodi i PebblePad deirgwaith neu fwy; neu
  • sy’n creu tri ased neu fwy; neu
  • sydd wedi rhannu un ased neu fwy.

I sicrhau nad ydym yn talu am drwyddedau nad oes eu hangen mwyach, mae CGA yn monitro ac yn cynnal niferoedd defnyddwyr a thrwyddedau gweithgar, gan lanhau data’n rheolaidd i ddileu cyfrifon darfodedig. Wrth ymgymryd â’r gwaith hwn, byddwn:

  • yn nodi defnyddwyr sydd wedi cofrestru gyda CGA ac sydd wedi mewngofnodi deirgwaith neu fwy, ond sydd heb greu na rhannu unrhyw asedau o’u PDP ac sydd heb fewngofnodi ychwaith yn ystod y deuddeng mis blaenorol
  • yn cysylltu â’r defnyddwyr hyn drwy’r e-bost i’w hannog i ddefnyddio’u PDP
  • os nad oes gweithgarwch yn gysylltiedig â’r cyfrif 5 mis ar ôl anfon yr ohebiaeth, bydd y cyfrifon hyn yn cael eu dileu – ni fydd hyn yn cael unrhyw effaith ar y defnyddiwr oherwydd bydd y defnyddiwr yn gallu agor cyfrif newydd ar unrhyw adeg yn y dyfodol, ar yr amod ei fod wedi cofrestru gyda CGA

    Neu
  • yn nodi defnyddwyr sydd wedi creu tri ased neu fwy, neu sydd wedi rhannu un ased neu fwy, ond sydd heb fewngofnodi yn ystod y deuddeng mis blaenorol
  • yn cysylltu â’r defnyddwyr hyn i’w hannog i ddefnyddio’u PDP ymhellach ac i amlygu unrhyw rwystrau sy’n eu hatal rhag defnyddio’u PDP yn weithgar, ac y gallai CGA helpu gyda hyn.
  • Cedwir y cyfrifon hyn. Pe bai cofrestriad yr unigolion gyda CGA yn darfod, byddwn yn eu cyfeirio at Grŵp 2

Grŵp 2 – Datgofrestru/wedi datgofrestru

Cyn y broses ddatgofrestru

Mae’r flwyddyn gofrestru’n para o 1 Ebrill tan 31 Mawrth. Os nad yw cofrestreion yn adnewyddu eu cofrestriad gyda CGA, cânt eu datgofrestru ac mae’r broses yn digwydd yn nodweddiadol yn ystod ail wythnos mis Mai.

Yn y cyfnod hyd at ddatgofrestru ac o ganlyniad i nifer o gyfathrebiadau gyda chofrestreion, mae Tîm Cofrestru CGA yn cynnal rhestr o gofrestreion nad ydynt yn dymuno adnewyddu eu cofrestriad. Ar ddiwedd mis Ebrill bob blwyddyn, bydd y Tîm Datblygiad Proffesiynol a Chyllid yn adolygu’r rhestr hon a, lle bo cofrestrai wedi creu ei PDP a naill ai:

(i) wedi arbed gwybodaeth yn ei PDP; neu
(ii) wedi creu ymateb i dempled safonol neu bwrpasol yn ei PDP

Byddwn yn cymryd y camau canlynol:

  • Cadarnhau yn ysgrifenedig na fydd yr unigolyn yn gallu mynd at ei PDP ar ôl cael ei ddatgofrestru ac, ymhen 5 mis o’r dyddiad datgofrestru, bydd ei PDP a’i gynnwys yn cael ei ddileu (amlinellir rhai eithriadau yn yr adran isod)
  • Amlinellu’r camau y mae eu hangen i dynnu pob ased o’i PDP cyn datgofrestru
  • Cynghori y gall yr unigolyn naill ai ailgofrestru gyda CGA, neu brynu ei gyfrif unigol ei hun yn uniongyrchol oddi wrth Pebblepad os yw’n dymuno parhau i ddefnyddio’r PDP, ac amlinellu’r camau y mae angen eu cymryd i wneud hynny, gan gynnwys cysylltu’r cynnwys a grëwyd o fewn cyfrif CGA â chyfrif personol
  • Dileu’r cyfrif ymhen 5 mis o ddyddiad datgofrestru

Yn dilyn y broses ddatgofrestru

Yn dilyn y broses ddatgofrestu, yn dibynnu ar y categorïau isod, bydd CGA yn defnyddio dull ychydig yn wahanol, fel y’i hamlinellir isod.

Categori 1 – heb gwblhau sefydlu statudol yng Nghymru

Gall ymarferydd ddechrau, oedi ac ailgysylltu â’i gyfnod sefydlu statudol ar unrhyw adeg yn ystod ei yrfa. Felly, pan fydd ymarferwr wedi datgofrestru gyda CGA ac wedi dechrau ei flwyddyn sefydlu statudol, bydd CGA yn:

  • Cadarnhau yn ysgrifenedig nad ydynt wedi cofrestru gyda CGA.
  • Amlinellu’r camau sy’n ofynnol i dynnu pob ased, gan gynnwys eu proffil sefydlu, o’r PDP. Hefyd:
    • os bydd y defnyddiwr wedi cwblhau sefydlu’r tu allan i Gymru, byddwn yn cadarnhau y bydd ei PDP a’i gynnwys yn cael eu dileu ymhen 5 mis o ddyddiad a roddir yn yr ohebiaeth
    • os nad yw’r defnyddiwr yn parhau â sefydlu’r tu allan i Gymru, byddwn yn cadarnhau y byddwn yn cynnal proffil sefydlu’r defnyddiwr am 7 mlynedd o ddyddiad SAC, yn unol â’r gofyniad i gwblhau sefydlu o fewn pum mlynedd i ddyfarnu SAC (sy’n cynnwys y cyfle i’w ymestyn am 2 flynedd).
  • Cynghori y gall yr unigolyn naill ai ailgofrestru gyda CGA, neu brynu ei gyfrif unigol ei hun yn uniongyrchol oddi wrth Pebblepad os yw’n dymuno parhau i ddefnyddio’r PDP, ac amlinellu’r camau y mae angen eu cymryd i wneud hynny, gan gynnwys cysylltu’r cynnwys a grëwyd o fewn cyfrif CGA â chyfrif personol
  • Dileu’r cyfrif ar ôl y cyfnod penodedig

Categori 2 – wedi cwblhau / wedi’i eithrio rhag sefydlu statudol

Os yw ymarferwr wedi cwblhau ei gyfnod sefydlu statudol, neu os nad oes angen i’r ymarferwr gwblhau cyfnod sefydlu statudol ac mae ei gofrestriad ym mhob categori cyflogaeth wedi darfod, bydd CGA:

  • Yn cadarnhau yn ysgrifenedig (e-bost a llythyr) y bydd CGA yn cau ei gyfrif PDP ymhen 5 mis o ddyddiad a roddir yn yr ohebiaeth, gan nad yw’n gofrestredig mwyach
  • Yn amlinellu’r camau y mae angen eu cymryd i dynnu pob ased o’i PDP (bydd CGA yn darparu mynediad)
  • Yn cynghori y gall yr unigolyn naill ai gofrestru gyda CGA, neu brynu ei gyfrif unigol ei hun yn uniongyrchol oddi wrth Pebblepad os yw’n dymuno parhau i ddefnyddio’r PDP, ac amlinellu’r camau y mae angen eu cymryd i wneud hynny, gan gynnwys cysylltu’r cynnwys a grëwyd o fewn cyfrif CGA â chyfrif personol
  • Dileu’r cyfrif ymhen 5 mis i ddyddiad a roddir yn yr ohebiaeth

Grŵp 3 – myfyrwyr AGA

Mae myfyrwyr, sy’n gweithio tuag at Statws Athro Cymwysedig (“SAC”) fel rhan o raglen achrededig addysg gychwynnol i athrawon yng Nghymru, yn defnyddio’r PDP. Os na fyddant yn mynd ymlaen i gofrestru gyda CGA ar ôl cwblhau’r rhaglen, byddwn yn cymryd y camau canlynol:

  • Cadarnhau yn ysgrifenedig y bydd CGA yn cau eu cyfrif PDP ymhen 5 mis o’r dyddiad yn ein gohebiaeth, gan nad ydynt wedi cofrestru
  • Amlinellu’r camau y mae angen eu cymryd i dynnu pob ased o’u PDP; bydd hyn yn cynnwys unrhyw weithlyfrau a gwblhawyd yn ystod eu hastudiaethau a’u Proffil Dechrau Gyrfa
  • Cynghori y gallant naill ai gofrestru gyda CGA, neu brynu eu cyfrif unigol eu hunain yn uniongyrchol oddi wrth Pebblepad os ydynt yn dymuno parhau i ddefnyddio’r PDP, ac amlinellu’r camau y mae angen eu cymryd i wneud hynny, gan gynnwys cysylltu’r cynnwys a grëwyd o fewn cyfrif CGA â chyfrif personol
  • Dileu’r cyfrif ymhen 5 mis o’r dyddiad yn ein gohebiaeth

Grŵp 4 – Dileu cofrestriad gyda CGA o ganlyniad i wrandawiad Priodoldeb i Ymarfer

Os dilëwyd cofrestriad ymarferwyr gyda CGA am flwyddyn neu fwy o ganlyniad i orchymyn disgyblu, byddwn yn cymryd y camau canlynol:

  • Cadarnhau yn ysgrifenedig (e-bost a llythyr) y bydd CGA yn cau eu cyfrif PDP ymhen 5 mis o ddyddiad a roddir yn yr ohebiaeth, gan nad ydynt yn gofrestredig mwyach
  • Amlinellu’r camau y mae angen eu cymryd i dynnu pob ased o’u PDP (bydd CGA yn darparu mynediad)
  • Cynghori y gallant naill ai gofrestru gyda CGA, neu brynu eu cyfrif unigol eu hunain yn uniongyrchol oddi wrth Pebblepad os ydynt yn dymuno parhau i ddefnyddio’r PDP, ac amlinellu’r camau y mae angen eu cymryd i wneud hynny, gan gynnwys cysylltu’r cynnwys a grëwyd o fewn cyfrif CGA â chyfrif personol
  • Dileu’r cyfrif ymhen 5 mis o’r dyddiad a roddir yn yr ohebiaeth

Pam mae ein defnydd o’ch data personol yn gyfreithlon

Y brif sail gyfreithiol yr ydym yn dibynnu arni i brosesu data personol yw erthygl 6(1)(e) o’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, sy’n caniatáu inni brosesu data personol pan fo angen hyn i gyflawni ein tasgau cyhoeddus fel rheoleiddiwr.