Fel y corff rheoleiddio ar gyfer gweithwyr addysg proffesiynol yng Nghymru un o brif swyddogaethau CGA yw sefydlu a chynnal Cofrestr o Ymarferwyr Addysg. Mae Cofrestr ymarferwyr CGA yn cadw llawer o ddata unigryw. Bob blwyddyn rydym yn cyhoeddi dadansoddiadau ystadegol o’r gweithlu addysg yng Nghymru. Mae hyn yn cwmpasu ystod eang o ymarferwyr ar draws y saith grŵp rydym yn eu cofrestru.

Ble yr ydym yn cael eich gwybodaeth

Wrth ichi gofrestru gyda CGA, rydych yn cyflwyno data personol fel rhan o’r broses gofrestru (gweler adran Cymwysterau a Chofrestru’r hysbysiad preifatrwydd). Er mwyn sicrhau bod y gofrestr ymarferwyr addysg yn gyfredol, a bod yr holl wybodaeth ofynnol wedi’i chofnodi, mae’r tîm Casglu ac Adrodd Data yn cynnal ymarferion casglu data o dro i dro. Daw’r data ar gyfer dadansoddi ystadegol o’r Gofrestr Ymarferwyr Addysg neu cânt eu casglu fel rhan o ymchwil megis arolygon, cyfweliadau neu grwpiau ffocws. Hefyd, caiff data eu cipio trwy ffurflenni trwy’r post ac ar-lein er mwyn gwirio a diweddaru’r data ar y Gofrestr Ymarferwyr Addysg ac at ddibenion ymchwil.

Pa wybodaeth bersonol yr ydym yn ei chasglu

Er mwyn cysylltu â chofrestreion, manylion o’r Gofrestr neu fel rhan o ymarfer ar wahân.

Mae’r data fel arfer yn cynnwys:

• Enw
  
• Cyfeiriad
  
• Cyfeiriad e-bost
  
• Rhif ffôn cyswlltr

Wrth gysylltu â’r cofrestrai, bydd y data y gofynnir amdanynt gan y cofrestrai yn cynnwys unrhyw ddata y mae’n rhan o’n cylch gwaith i’w dal, sydd fel arfer yn cynnwys y data a nodir yn atodlen 2 i Reoliadau Cyngor y Gweithlu Addysg (Prif Swyddogaethau)(Cymru) 2015. Yn ogystal, byddwn hefyd yn gofyn am naill ai data personol adnabod h.y. dyddiad geni neu rif yswiriant gwladol at ddibenion gwirio/cywirdeb. O dro i dro ac ar gais Llywodraeth Cymru, mae’n ofynnol inni gasglu data ychwanegol ar sail gwirfoddol/optio mewn.

Sut yr ydym yn defnyddio’ch gwybodaeth

Pan fydd y data personol wedi cael eu cyflwyno gan y cofrestrai neu’r cyflogwr, caiff y data personol eu hychwanegu at y Gofrestr Ymarferwyr Addysg. Dim ond cyflogeion dethol CGA gaiff ddiweddaru’r Gofrestr. Pan fydd y data personol wedi’u hychwanegu at y Gofrestr, bydd is-set o’r data (enw cyntaf, cyfenw, cyflogwr, categori cofrestru ac unrhyw orchmynion disgyblu) ar gael i’r cyhoedd, yn unol â’n cylch gwaith. Nid ydym yn gyfrifol am sut y caiff y wybodaeth sydd ar gael i’r cyhoedd ei defnyddio gan y rhai sy’n ei chyrchu.

Mae’r data a ddelir ar y Gofrestr ac sy’n deillio o ymchwil yn cael eu defnyddio ar gyfer dadansoddiad ystadegol o’r Gofrestr. Caiff y rhan fwyaf o grynodebau data eu cyhoeddi ar wefan CGA. Cyflwynir ystadegau ar ffurf gyfanredol fel nad oes modd adnabod cofrestreion.

Bob blwyddyn ac at ddibenion ystadegol, mae CGA yn tynnu ciplun/darn o ddata’r cofrestreion sy’n weithredol ar y Gofrestr. Mae’r darn hwn o ddata a dynnir yn flynyddol yn cynnwys data personol yr holl Gofrestreion. Mae CGA yn cynhyrchu adroddiadau ystadegol ac adroddiadau ymchwil yn rheolaidd sy’n crynhoi gwybodaeth allweddol o’r Gofrestr. Bydd y wybodaeth hon yn bwydo i mewn i’r gwaith o gynllunio’r gweithlu ac i lywio datblygiad polisïau.

Ar adegau, rydym yn defnyddio’r wybodaeth a nodir ar y Gofrestr i roi diweddariadau i chi am faterion proffesiynol (gweler adrannau Cymwysterau a Chofrestru a Chyfathrebu’r hysbysiad preifatrwydd)

Pan fyddwn yn cynnal ymgyrch bostio i gofrestreion trwy lythyr, mae’n bosibl yr anfonir enwau a chyfeiriadau at gwmni dosbarthu post er mwyn iddynt anfon y llythyron. Mewn achosion o’r fath, mae contract ar waith gyda’r prosesydd data cyn cynnal y gweithgaredd felly nid oes modd iddynt ddefnyddio’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Hefyd, ni fyddant yn rhannu’ch gwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad heblaw amdanom ni a byddant yn ei dal yn ddiogel ac yn ei chadw am y cyfnod a bennir gennym.

Pam mae ein defnydd o’ch data personol yn gyfreithlon

Er mwyn i’n defnydd ni o’ch data personol chi fod yn gyfreithlon, mae angen inni fodloni o leiaf un o amodau’r ddeddfwriaeth diogelu data.

Y sail gyfreithlon ar gyfer y gweithgaredd hwn yw Erthygl 6(1) - rhwymedigaeth gyfreithiol am fod gan CGA gyfrifoldeb o dan Reoliadau Cyngor y Gweithlu Addysg (Prif Swyddogaeth) (Cymru) 2015 i sefydlu a chynnal Cofrestr Ymarferwyr Addysg.

Yr amod ar gyfer prosesu data categori arbennig yw Erthygl 9(2)(d) gan fod y prosesu’n cael ei wneud fel rhan o’i weithgareddau dilys.

Y sail gyfreithlon ar gyfer y gweithgaredd hwn yw Erthygl 6(1)(e) – tasg gyhoeddus, gan fod angen y prosesu er mwyn i CGA gyflawni tasg sydd er budd y cyhoedd ac er mwyn cyflawni ei swyddogaeth.

Yr amod ar gyfer prosesu data categori arbennig yw Erthygl 9(2)(j) am fod angen y prosesu at ddibenion archifo er budd y cyhoedd.