Fel awdurdod cyhoeddus, mae Cyngor y Gweithlu Addysg yn croesawu ceisiadau am ddata a wneir o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000. Lluniwyd y ddeddf i wella tryloywder ac ymddiriedaeth rhwng y llywodraeth a’r cyhoedd. Ers i’r darpariaethau llawn ddod i rym ym mis Ionawr 2005, mae rhwymedigaeth ar awdurdodau cyhoeddus i gyhoeddi gwybodaeth benodol am eu gweithrediadau, ac mae gan unrhyw aelod o’r cyhoedd yr hawl i ofyn am y wybodaeth honno. Mae’r Ddeddf yn gymwys i unrhyw wybodaeth gofnodedig a ddelir gan awdurdod cyhoeddus.

Cyn gwneud cais

Cyn cyflwyno cais, mae rhai camau yr hoffem i aelodau o’r cyhoedd eu cymryd er mwyn gwella effeithlonrwydd yn gyffredinol.

Yn gyntaf, gwiriwch a yw’r data mae arnoch eu hangen wedi’u cyhoeddi eisoes. Oherwydd rhwymedigaethau cyfreithiol, mae llawer iawn o’n data ar gael i’r cyhoedd fel mater o drefn. Mae’n bosibl felly bod y wybodaeth mae arnoch ei hangen ar gael i’r cyhoedd eisoes. Mae rhestr lawn o’r data hyn ar gael yng nghynllun cyhoeddiadau’r Cyngor – sy’n rhan o’n polisi preifatrwydd ar hyn o bryd.

Yn ail, mae’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn ymwneud â gwybodaeth gofnodedig sydd, gan fwyaf, yn cyfeirio at ochr weithredol y sefydliad. Nid yw’r Ddeddf yn ymdrin â data personol yn gyffredinol. Os ydych chi’n ceisio dod o hyd i’r data personol a ddelir amdanoch chi, bydd angen ichi gyflwyno cais mynediad at ddata. Mae canllawiau am sut i gyflwyno cais gwrthrych am wybodaeth ar gael ar ein gwefan.

Sut i wneud cais

Dylech sicrhau bod unrhyw gais a wnewch mor eglur a phenodol ag sy’n bosibl. Mae hyn yn cynnwys yr holl fathau o wybodaeth mae arnoch eu hangen, unrhyw ddyddiadau penodol mae gennych ddiddordeb ynddynt, neu unrhyw bersonél yn y sefydliad y credwch eu bod yn dal y data.

Er mwyn i’ch cais fod yn ddilys o dan y Ddeddf, rhaid iddo fodloni’r meini prawf canlynol:

• Rhaid cyflwyno’r cais yn ysgrifenedig. Mae llythyr, neges e-bost a neges ar y cyfryngau cymdeithasol yn ddulliau derbyniol o gyflwyno cais.
• Rhaid i’r cais gynnwys enw gwirioneddol y person neu’r sefydliad sy’n gwneud y cais. Os ydym yn amau eich bod yn defnyddio enw ffug, rydym yn cadw’r hawl i ofyn am brawf hunaniaeth.
• Rhaid i’r cais gynnwys cyfeiriad ar gyfer gohebiaeth (drwy’r post neu e-bost).
• Yn disgrifio’r wybodaeth y gofynnir amdani.

Sut yr ymdrinnir â’ch cais

Pan ddaw eich cais i law, byddwn yn ei gofnodi a’i gydnabod. Yn unol â’r Ddeddf, mae gan y sefydliad 20 diwrnod gwaith i roi ymateb llawn. Mae’r cyfnod hwn yn cychwyn ar y diwrnod gwaith nesaf ar ôl i’r cais ddod i law. Oni bai bod esemptiad rhag datgelu’r wybodaeth, rhaid i’r Cyngor ymateb yn ystod y cyfnod hwnnw yn y fformat y gofynnwyd amdano, naill ai dros y ffôn, trwy lythyr, ffacs neu e-bost.

Gellir ymestyn y terfyn amser o dan amgylchiadau penodol. Mae’r rhain yn cynnwys:

• Lle mae rhaid ystyried y ‘prawf budd i’r cyhoedd’.
• Os, o dan y Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol, yr ystyrir y cais yn un cymhleth neu swmpus, gellir ymestyn y cyfnod i 40 o ddiwrnodau.

Lle nad yw’r cais yn eglur, neu os oes manylion ar goll, efallai y byddwn yn ymateb gan ofyn ichi roi eglurhad cyn bwrw ymlaen â’r cais. Bydd y cyfnod ar gyfer ymateb yn cael ei atal dros dro hyd nes y byddwn yn cael yr holl fanylion gofynnol oddi wrthych chi. Bydd y terfyn amser wedyn yn 20 diwrnod gwaith o’r dyddiad y daw’r wybodaeth ychwanegol i law.

Os, ar ôl chwilio, nad ydym yn dal y wybodaeth y gofynnwyd amdani, byddwn yn rhoi gwybod ichi’n ysgrifenedig. Lle bo’n bosibl, efallai y byddwn yn eich cyfeirio at awdurdod cyhoeddus arall a allai eich cynorthwyo.

Fyddwch chi’n codi ffi arnaf am wneud cais?

Mewn achosion prin, efallai y byddwn yn codi ffi er mwyn cydymffurfio â’r cais. Fodd bynnag, fel sefydliad nid ydym yn codi ‘ffi safonol’, dim ond adfer costau gweinyddol gormodol. Caiff y rhain eu cyfrifo yn unol â’r ddeddfwriaeth. Lle mae ffi’n gymwys, byddwn yn anfon hysbysiad ffioedd atoch. Caiff y cais (gan gynnwys y terfyn amser ymateb) ei atal dros dro hyd nes caiff y ffi ei thalu. Os ydych yn cael hysbysiad ffioedd, rhaid ichi gydymffurfio cyn pen tri mis er mwyn i’r cais barhau.

Allwn ni wrthod cydymffurfio â chais?

Gellir gwrthod cais, yn rhannol neu’n llawn, hyd yn oed os yw’r wybodaeth ofynnol wedi’i chofnodi gan y sefydliad. Byddai’r amgylchiadau canlynol yn sail i wrthod cais:

• Os byddai cais yn rhy ddrud neu’n defnyddio gormod o amser y staff;
• Mae’r cais yn flinderus ac/neu wedi’i lunio i darfu ar y sefydliad;
• Mae’r cais yn ailadrodd cais blaenorol gan yr un person.
• Mae’r wybodaeth y gofynnir amdani yn esempt o dan y Ddeddf (mae enghreifftiau’n cynnwys data personol na ellir eu rhyddhau o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data neu wybodaeth sy’n gysylltiedig â pholisi’r llywodraeth).

Mae rhestr lawn o’r esemptiadau i’w gweld yn Rhan II o’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth:

https://www.legislation.gov.uk/cy/ukpga/2000/36/contents

Fel awdurdod cyhoeddus a sefydlwyd gan Ddeddf Addysg (Cymru) 2014, mae ein prif nodau a’n prif swyddogaethau wedi’u pennu mewn deddfwriaeth. O ganlyniad, lle bydd esemptiad yn gymwys, rhaid i ni fel sefydliad ystyried buddiannau rhyddhau’r wybodaeth er budd y cyhoedd yn erbyn effaith andwyol ei rhyddhau. Os ydym yn ystyried bod rhyddhau’r wybodaeth er budd y cyhoedd, gallwn ei rhyddhau er gwaethaf yr esemptiad.

Os caiff eich cais ei wrthod, byddwch yn cael cadarnhad ysgrifenedig yn nodi’r rhesymau am y penderfyniad hwn.
Eich hawl i gwyno ac apelio

Os nad ydych yn fodlon ar yr ymateb a gawsoch neu sut yr ymdriniwyd â’r broses, gallwch ofyn i’r sefydliad gynnal adolygiad mewnol. Ar ôl cael yr hysbysiad gwrthod, mae gennych ddau fis i gyflwyno’r gŵyn. Ar gyfer cwynion am wybodaeth amgylcheddol, dylech gyflwyno’r gŵyn cyn pen 40 diwrnod gwaith.

Os ydych yn gofyn amdano, caiff yr adolygiad mewnol ei gydnabod cyn pen 5 diwrnod gwaith a’i gyflawni cyn pen 20 diwrnod gwaith. Caiff yr adolygiad ei gynnal gan aelodau o’r staff nad oeddent wedi gweithio ar yr ymateb gwreiddiol.
Os nad ydych yn fodlon ar y canlyniad o hyd, gallwch apelio’n uniongyrchol i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.