CGA yw’r rheolydd data ar gyfer y wybodaeth a roddwch yn ystod y broses recriwtio oni ddywedir fel arall. Os oes gennych unrhyw ymholiadau ynghylch y broses neu’r ffordd yr ydym yn trin eich gwybodaeth, mae croeso ichi gysylltu â ni ar
Defnydd o broseswyr data
Mae proseswyr data yn drydydd partïon sy’n darparu elfennau o’n gwasanaeth recriwtio inni. Mae gennym gontractau gyda’n proseswyr data. Mae hyn yn golygu na allant wneud unrhyw beth gyda’ch gwybodaeth bersonol onid ydym wedi eu cyfarwyddo i’w wneud. Ni fyddant yn rhannu’ch gwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad ar wahân i ni. Byddant yn ei dal yn ddiogel ac yn ei chadw am y cyfnod yr ydym ni’n ei gyfarwyddo.
Sage – Os ydych chi’n derbyn cynnig terfynol oddi wrthym ni, bydd rhywfaint o’ch gwybodaeth bersonol yn cael ei dal ar Sage sef y system cofnodion Adnoddau Dynol a ddefnyddir yn fewnol. Dyma ddolen i’w Hysbysiad Preifatrwydd: https://www.sage.com/en-gb/legal/privacy-and-cookies/.
MyCSP - Os ydych chi’n derbyn cynnig terfynol oddi wrthym ni, bydd rhywfaint o’ch manylion yn cael eu rhoi i MyCSP sef gweinyddwyr Cynllun Pensiwn y Gwasanaeth Sifil, y mae CGA yn aelod ohono fel sefydliad. Byddwch yn cael eich cofrestru’n awtomatig yn y cynllun pensiwn a’r manylion a roddir i MyCSP fydd eich enw, eich dyddiad geni, eich rhif Yswiriant Gwladol a’ch cyflog. Ni fydd eich manylion banc yn cael eu trosglwyddo i MyCSP ar yr adeg hon.
Ble yr ydym yn cael eich gwybodaeth
Caiff data personol eu casglu trwy’ch ffurflenni cais; caiff data ychwanegol eu casglu pan wneir cynigion cyflogaeth amodol a therfynol, a thrwy gydol eich cyflogaeth gyda CGA.
Pa wybodaeth bersonol yr ydym yn ei chasglu
Fel arfer mae'r math o ddata personol yr ydym yn eu dal am ein cyflogeion yn cynnwys: ffurflenni cais a geirdaon, contract cyflogaeth ac unrhyw ddiwygiadau iddo; gohebiaeth gyda neu am y cyflogai, er enghraifft llythyrau am godiad cyflog neu, ar gais y cyflogai, llythyr at ei gwmni morgais yn cadarnhau ei gyflog; gwybodaeth mae ei hangen at ddibenion cyflogres, buddion a threuliau; manylion cyswllt a chyswllt mewn argyfwng; cofnodion absenoldeb gwyliau, salwch a mathau eraill; gwybodaeth mae ei hangen ar gyfer monitro cyfle cyfartal; a chofnodion yn ymwneud â’u hanes gyrfa, fel cofnodion hyfforddiant, arfarniadau, mesurau perfformiad eraill, presenoldeb a, lle bo’n briodol, cofnodion disgyblu a chwynion cyflogaeth.
Ymgeisio ac asesu
Yn ychwanegol at y wybodaeth sy’n ofynnol ar y ffurflen gais, gofynnir ichi hefyd roi gwybodaeth monitro amrywiaeth. Nid gwybodaeth orfodol yw hon – os nad ydych yn ei rhoi, ni fydd hynny yn effeithio ar eich cais. Ni fydd y wybodaeth hon ar gael i unrhyw staff y tu allan i’n tîm Adnoddau Dynol, gan gynnwys rheolwyr sy’n cyflogi, mewn ffordd a all ddangos pwy ydych chi.
Cynnig amodol
Os ydym ni’n gwneud cynnig cyflogaeth amodol byddwn yn gofyn ichi am wybodaeth er mwyn inni allu cyflawni gwiriadau cyn-gyflogaeth. Rhaid ichi lwyddo yn y gwiriadau cyn-gyflogaeth er mwyn symud ymlaen i gynnig terfynol. Felly bydd yn ofynnol ichi ddarparu:
- Prawf o bwy ydych chi ac o unrhyw gymwysterau sy’n ofynnol ar gyfer y rôl – gofynnir ichi gyflwyno dogfennau gwreiddiol, byddwn yn gwneud copïau.
- Geirdaon – byddwn yn cysylltu â’ch canolwyr yn uniongyrchol er mwyn cael geirdaon, ond dim ond ar ôl i gynnig amodol gael ei wneud ac ichi ein hawdurdodi i wneud hynny.
Cynnig terfynol
Os ydym ni’n gwneud cynnig terfynol, byddwn hefyd yn gofyn ichi am y canlynol:
- Manylion banc
- Manylion cyswllt mewn argyfwng
- Aelodaeth o un o gynlluniau pensiwn y Gwasanaeth Sifil
Sut yr ydym yn defnyddio’ch gwybodaeth
Bydd ein tîm Adnoddau Dynol yn defnyddio’r manylion cyswllt a roddwch inni i gysylltu â chi i fwrw ymlaen â’ch cais.
Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth arall a roddwch i asesu’ch addasrwydd i’r rôl yr ydych wedi gwneud cais amdani. Nid ydym yn casglu mwy o wybodaeth nag y mae arnom ei hangen er mwyn cyflawni ein dibenion datganedig ac ni fyddwn yn ei chadw yn hirach nag y bo angen. Nid oes rhaid ichi roi’r hyn y gofynnwn amdano ond gallai effeithio ar eich cais os na wnewch. Bydd ein tîm Adnoddau Dynol yn gallu gweld yr holl wybodaeth hon. Rhoddir copi o’ch ffurflen gais i reolwyr sy’n cyflogi, heb eich enw a manylion cyswllt, er mwyn llunio rhestr fer o geisiadau ar gyfer cyfweliadau.
Ni fydd unrhyw wybodaeth monitro amrywiaeth a roddwch yn cael ei defnyddio ond i lunio a monitro ystadegau cyfle cyfartal.
Bydd gwybodaeth sy’n cael ei chynhyrchu o ganlyniad i asesiadau a chyfweliadau yn cael ei dal gan CGA. Os nad ydych chi’n llwyddo ar ôl cyfweliad am y swydd yr ydych wedi gwneud cais amdani, mae’n bosibl y byddwn yn gofyn ichi a hoffech i’ch manylion gael eu cadw fel ymgeisydd wrth gefn am gyfnod o ddeuddeg mis. Os dywedwch yr hoffech, byddem yn cysylltu â chi pe bai unrhyw swyddi gwag addas eraill yn codi.
Mae gwybodaeth cyn-gyflogaeth a roddir ar ôl cael cynnig amodol yn ofynnol er mwyn cadarnhau pwy yw ein staff a’u hawl i weithio yn y Deyrnas Unedig, ac i geisio sicrwydd y gellir ymddiried ynddynt ac ynghylch eu huniondeb a’u dibynadwyedd.
Mae gwybodaeth a roddir ar ôl cael cynnig cyflogaeth terfynol yn ofynnol er mwyn prosesu taliadau cyflog, er mwyn inni wybod pwy i gysylltu ag ef os cewch argyfwng yn y gwaith, ac er mwyn penderfynu a ydych yn gymwys i ailymaelodi â’ch cynllun pensiwn blaenorol.
Pam mae ein defnydd o ddata personol yn gyfreithlon
Mae'n rhaid ichi ddilyn hyfforddiant diogelwch gwybodaeth a diogelu data yn ystod eich cyflogaeth. Byddwn hefyd yn darparu deunyddiau ymwybyddiaeth er mwyn rhoi diweddariadau rheolaidd ichi ac yn rhoi ichi hyfforddiant penodol sydd wedi’i deilwra i’ch rôl wrth brosesu data personol.
Yn ystod eich cyflogaeth ac ar ôl terfynu’ch cyflogaeth mae’n rhaid ichi gynnal diogelu data a chadw cyfrinachedd proffesiynol ynghylch yr holl faterion sy’n ymwneud â ni a’n busnes, fel y nodir yn eich Cytundeb Cyfrinachedd a Phreifatrwydd gyda ni.
Yr hyn a wnawn gyda’ch gwybodaeth bersonol
Cywirdeb eich gwybodaeth
Byddwn yn ymdrechu i sicrhau bod y wybodaeth amdanoch yn gywir ac yn gyfredol pan fyddwn yn ei chasglu neu’n ei defnyddio. Gallwch ein helpu ni i gyflawni hyn trwy roi gwybod inni am unrhyw newidiadau i’r wybodaeth rydym yn ei dal amdanoch.
Pryd gellir prosesu/storio data sensitif?
Caiff data sensitif eu categoreiddio fel unrhyw ddata sy’n datgelu’ch: tarddiad hiliol/ ethnig; barn wleidyddol; cred grefyddol; aelodaeth o undeb llafur; rhywioldeb; cyflyrau iechyd corfforol neu iechyd meddwl; neu, droseddau neu euogfarnau troseddol. (Erthygl 9, Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data yr UE).
Rhwymedigaethau Statudol:
Efallai y bydd yn ofynnol inni brosesu data personol sensitif er mwyn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau statudol. Er enghraifft, er mwyn dangos arferion anwahaniaethol, mae’n bosibl y gofynnir inni am ffigurau sy’n ymwneud â rhywedd, oedran neu gefndir ethnig. Yn yr achosion hyn, tynnir enwau o’r data a chânt eu cadw at ddibenion ystadegol yn unig. Rydym hefyd yn sicrhau ein bod yn dal neu’n prosesu cyn lleied o ddata personol sensitif ag sy’n bosibl, yn unol â’n Hegwyddorion Preifatrwydd.
Iechyd Galwedigaethol:
Mae data iechyd yn gategori sensitif ac mae’n rhaid iddynt fod yn destun rheolaethau mynediad a mesurau diogelwch mwy llym. Caiff egwyddorion “angen gwybod” eu defnyddio yma. Caiff gwaith prosesu data iechyd ei lywodraethu gan Ganllawiau Prosesu’r adran Adnoddau Dynol, sy’n gosod cyfyngiadau ar bwy sydd â’r gallu i weld y data hyn, a sut caiff y data eu storio neu eu prosesu.
Dylech roi gwybod i’ch Rheolwr Iechyd a Diogelwch penodedig (neu Reolwr Adnoddau Dynol) am unrhyw ddamweiniau neu anafiadau yn y gweithle. Y rheolwr penodedig sy’n gyfrifol am eich cynorthwyo chi i gael sylw meddygol, cofrestru’r digwyddiad, a rhoi gwybod i’ch rheolwr llinell eich bod yn absennol.